Imagínese que tiene una cita con alguien influyente, un jefe, por ejemplo. Ha tratado durante días de que lo reciba. Su aprobación es crucial para conseguir que le permita realizar algunos cambios sobre los que ha reflexionado, por lo que le satisface la oportunidad de exponerle personalmente sus argumentos. El único problema es que ya le ha avisado que dispondrá sólo de quince minutos, ni uno más. Eso le parece apenas suficiente, pero es lo mejor que ha podido obtener, así que lo acepta.
Para sacar el máximo partido de esos quince minutos debe prepararse concienzudamente. Reflexione sobre todos los materiales que necesitará para causar una buena impresión, fragmente su argumentación en elementos básicos, asignando a cada uno un tiempo prudencial, redacte notas cuidadosas y elabore por separado un esquema de su exposición que le permita expresar sus ideas de un modo fluido.
Si lee sus notas durante una presentación, puede dar la impresión de estar mal preparado y es posible que lo que diga carezca de chispa y de espontaneidad. Tratar de aprender de memoria todo lo que tenga que declarar es asimismo peligroso; si es interrumpido u olvida algunas palabras o frases, tal vez dé una lamentable sensación de confusión.
Un término medio adecuado consiste en ensayar su declaración y aprender de memoria sólo el guión. Echar de vez en cuando un vistazo a las notas como referencia, pero leer sólo cuando cite a alguien o exponga una detallada información técnica o financiera. Tras la presentación, ha de conceder a su oyente de tres a cinco minutos paraque le formule preguntas.
No se limite a suponer cuánto tiempo requerirá para exponer su punto de vista o referirse a un gráfico; ensaye y averigüe así lo que tardará. De este modo advertirá dónde puede ahorrar uno o dos minutos, dónde ha de prescindir enteramente de algo y en qué parte es posible que necesite un tiempo adicional para exponer sus razonamientos del modo más convincente. Si puede, recurra a la ayuda de un amigo que lo escuche, critique su intervención, desempeñe ante sus argumentos el papel de abogado del diablo y formule la clase de preguntas que tal vez le haga su superior.
¡Y aproveche, cuando se le presente, la oportunidad de realizar un «ensayo general con todo» en cualquier tarea! Advertirá no sólo si necesita un plan de contingencias sino también cómo tendría que ser.
Actualice su calendario tan pronto como se produzca cualquier cambio
Para la mayoría de las personas, los programas son cualquier cosa menos inmutables. Al comienzo de la semana, sólo será capaz de decir lo que le gustaría hacer, basándose en lo que entonces ya conoce. Pero tenga la seguridad de que sucederá algo que no conoce cuando empieza la semana. Tal vez se presenten varios imprevistos.
Acepte el hecho de que los programas son fluidos y de que resultarán inexactos si no se actualizan con frecuencia, cada día e incluso cada hora. Un programa inexacto es inútil; en realidad puede estar perdiendo el tiempo si emprende acciones basándose en un plan que era válido ayer pero que ya no lo es hoy. Así pues, no espere a cambiar sus planes. Antes de hacer nada, ponga al día su programa y en consecuencia su lista de «cosas que hacer». Sólo se requieren unos cuantos minutos, pero son minutos bien invertidos.
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