Administrar el Tiempo

Aunque todas las tareas de su programa tengan una prioridad elevada, algunas presentarán una probabilidad mayor de suscitar dificultades si no las atiende inmediatamente. Conseguirá identificar problemas potenciales examinando de cuatro maneras cada una de las anotaciones de su calendario.

1. Determine el grado en que una actividad puede sufrir el «efecto dominó». ¿Se programaron las actividades precedentes de un modo exento de realismo? ¿Cuáles son, en ese caso, y hasta qué punto se hallan ajustadas de tiempo? Por ejemplo, una reunión que acabe retrasada a las diez de la mañana puede tener efecto en otra actividad prevista para las cuatro o las cinco de la tarde.

2. Identifique los problemas «personales» que tal vez haya pasado por alto. ¿Depende la conclusión de una tarea en el momento establecido de la aprobación de alguien conocido por su tardanza en intervenir? ¿De una persona que habitualmente necesita tres horas para realizar veinte minutos de trabajo porque no sabe administrar su tiempo? ¿De un ejecutivo que se ausenta a menudo de la ciudad y con quien resulta difícil establecer contacto si no se conoce previamente de su localización?

3. Examine durante cuánto tiempo es posible demorar una actividad sin originar problemas que usted no pueda solucionar. Determine el máximo retraso tolerable en sus prioridades más elevadas y sabrá cuál puede ser la flexibilidad de su programa. Usted ha fijado la conclusión de una actividad para las cuatro de la tarde. ¿Significa eso que se enfrentará con un desastre si la termina con cinco minutos de retraso? ¿No? ¿Cuándo se produciría un desastre? Si la respuesta es «nunca», no debería haber asignado una prioridad tan alta a esa tarea.

4. Vuelva a comprobar por última vez que ha tenido en cuenta todas las concesiones y transiciones necesarias. Ha de reservar tiempo para:

• desplazamientos,

• llamadas telefónicas y quehaceres administrativos generales,

• demoras diversas que no puede predecir pero que está seguro de que ocurrirán (reserve quince minutos por hora si no ha incluido contingencias en el programa; no le costará mucho lograr con el tiempo un período más realista si lo necesita),

• conseguir todos los instrumentos y materiales que tal vez necesite en una tarea.

Una vez examinado su programa teniendo en cuenta estas consideraciones, sabrá qué partes son más proclives a los problemas, cuáles tal vez no se terminen, cuáles ofrecen mayor probabilidad de dificultades de programación y qué margen de seguridad debería incorporar —y en qué puntos— con el fin de establecer las compensaciones adecuadas. Las tácticas que utilice para abordar estos «y si» serán su plan de contingencias.