Administrar el Tiempo

De acuerdo, ha de comenzar a desempeñar un nuevo empleo, quizá el primero como gerente. Utilice estas orientaciones como guía de las prioridades a las que inicialmente debe prestar más atención:

1. Reúnase con su jefe para preguntarle su opinión (si aún no se la ha manifestado) sobre las siguientes cuestiones:

• Sus responsabilidades.

• Límites de su autoridad.

• Criterios por los que será juzgado.

• Tareas que debe abordar primero.

• Recursos de que dispone, como personal, financiación, equipo, oficina y tiempo.

No cabe, desde luego, exigir esta información, y tal vez no esté disponible en organizaciones poco estructuradas, pero no le perjudicará solicitarla. Si su jefe le pregunta por qué desea aclarar estas cuestiones, puede responderle que no le gusta perder el tiempo haciendo suposiciones erróneas y actuando de una manera por completo diferente de la que se espera de usted.

2. Reúnase con las personas que están bajo sus órdenes y compruebe que todas saben cómo desea trabajar usted, cuáles son las prioridades de cada una de ellas y qué resultados espera.

Cuanto mejor sepa su personal qué debe hacer y qué se espera de ellos, con menor frecuencia tendrán que interrumpir su trabajo y el suyo para averiguar qué han de hacer a continuación.

El mismo concepto es válido cuando pase de una misión a otra en el mismo puesto. Tan pronto como se le encomiende una nueva tarea, su prioridad fundamental es solicitar a su jefe una descripción clara de:

• Los resultados esperados.

• El tiempo de que dispone para concluirla.

• El presupuesto disponible en términos financieros y de otros recursos.

• Si la nueva tarea implica un cambio en su autoridad y sus responsabilidades normales.

Su siguiente prioridad consiste en trazar un plan en el que exponga su calendario y las responsabilidades de las personas que lo ayudarán. Al principio esto le insumirá tiempo, pero evitará confusiones y ahorrará tiempo más tarde, porque usted tendrá la seguridad de que cada colaborador conoce en cada circunstancia qué parte del trabajo le corresponde y cuándo debe acabarla.