Administrar el Tiempo

La próxima vez que piense que no tiene tiempo suficiente, reflexione de nuevo. Es posible que descubra que dispone del tiempo que necesita, pero sólo si posee valor suficiente para tomar decisiones tal vez difíciles.

• Compare aquello que desea hacer con lo que ya hace o planea hacer.

• Pregúntese cuánto puede ganar en un caso y en otro.

• Pregúntese cuánto puede perder por no hacer una cosa o la otra.

• Considere todas sus opciones.

El resultado será una lista de prioridades que le indicará qué debe hacer en primer lugar, qué en segundo término y así hasta llegar al final, en función de conseguir que sus beneficios sean máximos y sus pérdidas mínimas.

La mejor manera de proceder consiste en examinar su situación de forma que considere todas las ramificaciones de sus acciones. Por lo tanto, antes de establecer o cambiar sus prioridades, debe tener en cuenta lo siguiente:

• No adopte (ni modifique) una acción sin haber tomado la decisión consciente de hacerlo. No dé un paso sin preguntarse antes si no tiene algo más importante que abordar.

No haga nada por hábito, excepto considerar constantemente sus prioridades para tener la seguridad de que siguen siendo válidas. Compruebe que lo que usted y su personal hacen refleja sus prioridades supremas de ahora, no las de ayer ni las de una hora antes.

• Preste sobre todo atención a las necesidades de aquellos que pueden favorecerle o perjudicarle. Clientes y superiores, por ejemplo, se hallan en situación de promover u obstaculizar sus objetivos y ambiciones; así pues, no olvide tenerlos contentos.

• Compórtese como un líder, no como un imitador. La elección de prioridades sólo constituye un problema si un objetivo choca con otro. Aquí es donde importa la buena gestión. A buen seguro puede desempeñar alguna función que no sea la de gravitar sobre el sillón de su mesa para que no se lo lleve el viento.

Recurra plenamente a su autoridad con el fin de evitar conflictos. Cuando carezca de tiempo para hacer algo, reorganice las tareas y asigne a alguien para que las lleve a cabo. Tal vez descubra que aprovecharía mejor su tiempo y su dinero si contratase a un consultor o a un especialista autónomo.

• Actúe primero sobre las oportunidades que pueden desaparecer si no son atendidas inmediatamente. Quizá dispone de una posibilidad limitada para capitalizar una situación. Si es así, tal vez no le quede otra elección que actuar inmediatamente.

• Opte por las ganancias máximas y las pérdidas mínimas. Esta es la esencia de la elección de las prioridades. Realice primero aquello cuyo cumplimiento le produzca el mayor beneficio y deje para el final aquello cuya demora le ocasione menores pérdidas.

• Distinga las cosas que debe hacer y las que se siente obligado a hacer o le gustaría realizar. Si debe escoger una entre varias opciones para llevar a cabo primero, examine cada una para determinar cuál encaja mejor en la categoría de lo que «debe hacer».

Tal vez le cueste seleccionar sus prioridades fundamentales sólo sobre esta base, pero no tiene por qué limitarse a ésta. Si las considera a la luz de aprovechar unas oportunidades mientras consigue que su jefe se sienta satisfecho y de tornar máximas las ganancias mientras hace mínimas las pérdidas, las tareas y actividades que «debe hacer» resultarán rápidamente más evidentes.