Administrar el Tiempo

"Limite a su oficina la gestión del tiempo"

Cuando ocho horas al día no son suficientes

Algunos ejecutivos descubren que son incapaces de completar su trabajo al final del día. Con independencia de sus preferencias para ocupar sus ratos de ocio, permanecen hasta tarde en su despacho o se llevan trabajo a casa para concluirlo. Para tales personas, esta circunstancia no constituye un caso aislado. Sus planes de contingencias comienzan y acaban trabajando de noche y su estilo de vida es una jornada laboral de diez a doce horas.

Pero, en lugar de «recuperarse», muchos se sumen cada vez más abajo en un pozo sin fondo, que torna progresivamente menos satisfactorios sus empleos y sus vidas. ¿Por qué? Pues por varias razones:

• Disponiendo para el trabajo de las horas nocturnas, del sábado y del domingo, no se sienten acuciados a controlar sus programas durante la jornada normal y sus prácticas de gestión del tiempo resultan chapuceras. No se preocupan de fijar y controlar horarios; carecen de prioridades claras y algunos charlan como si se les pagase por palabra. Por mucho que sea el tiempo con que cuenten, despilfarrarán buena parte.

• Las personas que apenas se preocupan por el control del tiempo en la oficina, aun lo administran peor en su casa. Sólo accidentalmente o por pura suerte encuentran espacio para el logro de sus objetivos particulares.

Cuanto más emplee la noche y los fines de semana para trabajar, menos podrá utilizarlos para otros fines. Si las prioridades laborales son las únicas que le interesa atender por la noche, todo lo demás tendrá que esperar, quizá indefinidamente.

• Además de hacer estéril su vida, el trabajo excluyente y la ausencia de ocio son factores determinantes de ataques cardíacos, frustración, agotamiento, divorcios y errores comunes que se cometen cuando el cansancio impide reflexionar con claridad.

Las emergencias aisladas evidentemente existen, pero acostumbrarse a terminar su trabajo robando tiempo a su vida personal es como esconder el polvo bajo la alfombra: oculta el problema, pero no resuelve nada.

Separados pero iguales

Ejercer un control del tiempo es una manera de pensar, un marco mental que no puede ponerse en marcha y detenerse. Al comienzo del día (sobre todo en la mañana del lunes),cuando regresa de una excursión o de unas vacaciones, resulta duro retornar a la mecánica del trabajo porque cuesta generar la disciplinapara administrar el tiempo cuando no se la ha necesitado.

Pero, ¿quién dice que tenga que dejar de administrarlo en cuanto sale de la oficina? Con objeto de sacar el mayor partido de su tiempo, debe tener dos programas —uno para el trabajo y otro para todo lo demás— que estén separados pero sean equiparables y estén concebidos de modo que pueda pasar de uno a otro sin perder el compás.

Cuando salga por la puerta a las cinco de la tarde es posible que le cueste dejar de pensar en ese cliente arrogante que llamó de Perth Amboy hace unos minutos. Conseguirá borrarlo de su mente y empezar a pensar en sus cuestiones personales si se esfuerza y cambia al instante de programa.