Administrar el Tiempo

La primera pregunta que debe plantearse cuando sea invitado a una reunión es: «¿Tengo realmente que estar allí?» La respuesta será afirmativa cuando la invitación haya sido formulada por un jefe o un cliente que puedan molestarse u ofenderse si no comparece. También será positiva si la reunión le brinda una oportunidad única para hacer una pun-tualización o conseguir una información que precisa.

Pero, si tiene algo más apremiante que hacer, no vaya. El hecho de haber sido invitado no significa que deba asistir; pero tampoco que simplemente se limite a no comparecer. Al contrario, enviará de antemano sus disculpas y recurrirá a todas sus destrezas de motivación para convencer a las personas oportunas de que usted se halla dominado por circunstancias insoslayables. Muestre que estará consagrado a asuntos que resulten más importantes ante los ojos de quienes puedan inquirir por qué no acude.

Si carece de buenas razones para estar ausente de una reunión, utilice algunos de los siguientes recursos:

• Aparezca con unos minutos de retraso. Tal vez no desee comportarse así con un cliente, pero si se trata de una reunión interna en la que no está interesado, quizá sea más conveniente no abreviar la conversación telefónica que ahora mantiene o no abandonar una reunión importante iniciada antes. Mientras disponga de una buena coartada, emplee su tiempo del modo que juzgue más conveniente.

• Preste atención a la reunión cuando ésta le afecte, pero lleve consigo algún otro trabajo para aprovechar el tiempo cuando surja algún tema que no le interese. Si alguien le pregunta por su comportamiento, dígale que se enfrenta con una crisis, explique la importancia que reviste el asunto, destaque que no tiene más remedio que atenderlo y aclare que no le atañe el tema que se debate.

• Envíe a alguien en su representación. Si no cuenta con un subordinado, tal vez un amigo entre los asistentes, acepte presentar sus excusas por la ausencia así como cualquier documento que a usted le interese someter a discusión entre los presentes. No hace falta decir que es responsabilidad suya encontrar el amigo, Iaexcusa y, en su caso, el documento.

• Con la excusa de ir al lavabo, vaya a su despacho y revise la correspondencia o los mensajes telefónicos que haya recibido. Es probable que se haya producido algo crucial mientras estaba en la reunión. Permanezca ausente quince o veinte minutos y emplee productivamente el tiempo. A su regreso, si alguien le pregunta por qué ha tardado tanto, mencione algo importante que acaba de descubrir.

• Llegue puntual pero vayase antes. Si los otros son de su misma categoría, dígales que la reunión ya no aborda materias que requieran su presencia. Si se encuentra presente su jefe, pregúntele si le importaría que se fuera, puesto que los temas debatidos no parecen requerir su intervención y usted tiene otros problemas que tratar.

Si las reuniones le roban tiempo, la culpa es sólo suya, sea quien fuese el que las convoque. Para ser productivo no puede limitarse a ir a una sala de conferencias y hablar de sus problemas. ¡Tiene que hacer algo al respecto!