Administrar el Tiempo

Divida y vencerá

Es posible que parezca usted incompetente e, incluso, que lo sea. Pero ¿por qué dar publicidad al hecho? Para evitar que se cree esa impresión, emule a los expertos. Haga sólo Una cosa por vez y tan rápida y diestramente como sepa. No deje de proseguir de ese modo. Repita el proceso inmediatamente sobre otra cosa y luego sobre una tercera. Conviértalo en un hábito y su productividad se multiplicará.

La razón de administrar el tiempo estriba en asegurar-Re de tener bastante para atender objetivos específicos en un momento específico del futuro. Los objetivos son prioridades que usted establece de antemano, con independencia de que pretenda alcanzarlos dentro de una hora, más tarde, mañana, al día siguiente o en la próxima semana.

El logro de los objetivos de la gestión del tiempo puede compararse con la alimentación: rara vez se logra la satisfacción tratandode hacer todo al mismo tiempo.Comer diez kilos de chuletas de una vez sería un derroche, resultaría bastante desagradable y absolutamente insano. De modo semejante, cuando los objetivos de un trabajo se fragmentan en partes asimilables, resultan más fáciles de valorar, abordar y lograr.

Los objetivos se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros, ingresos o pericia hasta el siguiente mediante pasos discretos, cada uno de los cuales contiene un elemento específico de la actividad y requiere una cantidad de tiempo determinada. La primera fase de la gestión de este tiempo consiste en decidir cuántos pasos son necesarios.

Supongamos que su objetivo para la semana próxima es realizar en la tarde del viernes una presentación ante un cliente importante. Estamos ahora en la mañana del lunes. ¿Qué ha de hacer? El mejor enfoque consiste en establecer los resultados que desea conseguir y luego operar hacia atrás, identificando cada acción que llevará a cabo para lograr tales resultados.

Con el fin de causar una buena impresión el viernes, tiene que asegurarse de que su exposición resulte insuperable. Sin embargo, una presentación completa y precisa es sólo un aspecto del logro de su objetivo. Otro es mostrarse interesante, para que, en lugar de dormir a los oyentes, los estimule y convenza de que compren su producto. Ambos enfoques tienen que llegar simultáneamente al mismo destino.

Para perfeccionar el contenido de su exposición, puede fragmentarlo en ocho acciones:

1. Investigue en su propio archivo.

2. Obtenga información de sus subordinados.

3. Recurra a otras fuentes exteriores de información.

4. Organice la secuencia del material al que se referirá.

5. Decida qué partes del trabajo asignará y a quiénes.

Redacte lo que vaya a decir o entregar a su audiencia, ti Compruébelo.

Haga que otra persona también lo compruebe.

Para lograr que su presentación resulte interesante puede ibordar también una serie de acciones:

1. Determine qué partes o aspectos (si los hay) de su exposición pueden destacarse gráficamente y qué fotografías, gráficos, esquemas o figuras cabe emplear para ello.

2. Conciba conceptualmente cada gráfico.

3. Redacte el texto que acompañará a cada gráfico.

4. Decida cómo elaborará cada gráfico y qué auxiliares o vendedores desea que realicen el trabajo.

5. Reúnase con esas personas para explicarles sus propósitos.

6. Supervise sus progresos de modo regular.

7. Ensaye su intervención hasta conseguir transmitir el mensaje de una manera vivaz en lugar de monótona.

8. Reúna el material con tiempo suficiente para efectuar un último repaso.

9. Compruebe la demostración final para asegurarse de que todo está listo y en la secuencia adecuada.

¿Desea participar su jefe en la tarea? En caso afirmativo, ha de añadir una tercera lista a su sumario.

1. Informe al jefe sobre su plan básico para la presentación.

2. Solicite sus opiniones y sugerencias.

3. Manténgalo al corriente de cualquier cambio, problema, etc.

4. Invítelo al ensayo final.

5. Vuelva a solicitarle sus opiniones y sugerencias.

Añada una acción más para la auténtica demostración y el total definitivo será de veintitrés pasos que son necesarios para lograr un resultado satisfactorio. Cada uno de estos pasos requiere un tiempo, y todos deben tomarse en consideración para asegurarse que, en conjunto, funcionen eficazmente.