Administrar el Tiempo

Un plan no será completo si no incluye qué debe hacer cuando falle su estrategia inicial

Ningún plan es perfecto

Obsesionado por el trabajo, Don siempre acumula en su calendario tantas tareas como puede desempeñar y luego añade algunas más. Su reto personal consiste en aumentar su producción y le gusta demostrarse que es capaz de hacer más de lo que hizo ayer, la semana última o el año pasado. La mayor parte de los días retorna a casa con un montón de papeles en los que se afana hasta bien entrada la medianoche.

Si el programa punitivo de Don fuese consecuencia de todo el trabajo que realiza, ese horario resultaría comprensible. Pero su problema no consiste en cuánto hace, sino en cómo se mete en callejones sin salida de los que sólo puede escapar fijándose una nueva jornada laboral de dieciocho horas.

A diferencia de muchísimas personas, Don calcula su tiempo, empleando cuidadosamente cada hora de su calendario. Pero, en su afán de producir, no se permite resbalones ni sorpresas. Si advierte que va retrasado, destroza frenéticamente su programa para conseguir más tiempo.

Pero sólo efectúa recortes en la medida en que éstos no mengüen la calidad de su trabajo; así pues, cuando acaba sujor-nada habitual, se enfrenta a menudo con tareas cuyo término es posible sólo en su casa. Se sienteentonces cansado y tiende a cometer errores, pero estima que no le queda otro remedio.

Don se equivoca. Y también se equivocará usted si planifica sus jornadas sin considerar problemas potenciales. Por mucho que se esfuerce en atenerse a su programa, nunca con-seguiráun control total de su tiempo.

He aquí algunos ejemplos:

• Un cambio meteorológico inesperado retrasa un vuelo en el que usted esperaba acudir a una reunión importante.

• Corre hacia su coche, sin perder un minuto, dispuesto a cruzar la ciudad, y descubre que tiene una rueda pinchada, la batería se ha agotado o el encendido falla.

• Acude a tiempo a una comida, pero su cliente telefonea para decirle que llegará con una hora de retraso.

• Comparece puntual a una cita con un cliente pero descubre que éste atiende varias llamadas telefónicas mientras usted habla, con lo que se duplica el tiempo de la entrevista.

• Se presenta una situación urgente y, en lugar de desarrollarse normalmente su trabajo administrativo, tiene que leer y firmar inmediatamente un documento de cincuenta páginas.

• Pasa varias horas redactando un informe en su ordenador, pero se rompe la única cinta de la impresora de que dispone.

Por muy hábil que sea en la tarea de impedir que otros le hagan perder el tiempo o lo interrumpan, siempre se producirán llamadas de emergencia de personas a las que no puede desatender. Y siempre surgirán visitas esporádicas, cuando menos tiempo tenga para cultivar las relaciones sociales, de personas a las que en modo alguno puede ofender o rechazar.

Todas estas sorpresas insólitas e indeseadas pueden ser causa de demoras y arruinar todos sus esfuerzos por hacer frente a las prioridades más apremiantes y a un programa minuciosamente planificado. Si en sus proyectos no tiene en cuenta la planificación de eventualidades, es posible que acabe como Don: reaccionando ante todo lo que sucede alrededor sin otro efecto que agotarse.