Su productividad quedará menoscabada si asigna a otras personas tareas que podría realizar usted con mayor facilidad y rapidez. El mejor ejemplo al respecto es el empleo de un procesador de textos para escribir la mayor parte de sus cartas y notas.
Cuando redacte un memorándum, es posible que desee efectuar cambios tras haber leído el primer borrador. Las modificaciones requieren un tiempo y, por lo tanto, es posible acelerar el trabajo si reduce el número de cambios o el tiempo necesario para llevarlos a cabo.
Las modificaciones que pretenda introducir pueden proceder de la necesidad de añadir una información que olvidó incluir en el primer borrador. Pero también es posible que dependan de un fenómeno que los publicitarios y otros profesionales de la redacción advierten constantemente: que el impacto de un fragmento determinado de texto dependedel modo en queéstese presente. Lo que escriba será, por ejemplo, más comprensible si lo expresa de una manera determinada. Por añadidura, ciertas ideas destacarán más en el comienzo de un párrafo que en el medio. De igual modo, las ideas más importantes resultarán más efectivas al principio del texto que al final.
Incluso si su memorándum contiene todo lo que deseaba manifestar, cabe la posibilidad de que no le parezca oportuno hasta verlo en forma de borrador mecanografiado. A no ser que disponga de una secretaria personal, ese borrador puede tardar varias horas. Si lo.encarga a una hora avanzada del día, tal vez no lo tenga hasta la mañana siguiente. Y cuando lo vea, probablemente habrá de esperar de nuevo si quiere introducir algunos cambios.
Usted es capaz de hacer todo eso con una rapidez mucho mayor si mecanografía el texto. No es preciso que sea un as del teclado ni tampoco que empiece con un programa informático muy complejo. Existen programas sencillos para procesadores. Con sólo unas cuantas horas dedicadas a su aprendizaje será capaz de dominarlos para desenvolverse a su antojo.
Esas horas pueden constituir su mejor inversión del tiempo. Ya no tendrá que esperar a que haya alguien disponible para realizar su trabajo y conseguirá efectuar muchas tareas en un tiempo no superior al que le hubiera costado la redacción manuscrita.
Eso no es todo. Podrá emplear el ordenador para almacenar buena parte de su documentación. Cuando más tarde desee recuperarla, lo conseguirá en un instante sin aguardar la ayuda del personal administrativo ni perder el tiempo rebuscando en libros o archivadores. Si suele amontonar los papeles sobre su mesa, el ordenador no sólo le ayudará a encontrar antes lo que busca sino que también le permitirá despejar la mesa rápidamente antes de la llegada de un cliente o en aquellas ocasiones en que desea que su despacho presente el mejor de los aspectos.
Otra ventaja de mecanografiar usted mismo sus documentos estriba en que así su secretaria podrá realizar importantes tareas administrativas que ahora exigen gran parte de su propio tiempo, como llevar al día su presupuesto y las listas de correspondencia y de pedidos, atender las peticiones de información de clientes (e internas) y otorgar prioridad a los documentos que usted tiene que revisar o firmar.
Consiga que otra persona realice el trabajo para el que usted no tiene tiempo
La tarea que usted no tiene que hacer es trabajo para el que no necesita tiempo. Eso no significa rehuir de sus responsabilidades o «pasar la pelota». Una característica esencial de un buen ejecutivo es saber cuáles son las tareas que él hará mejor y cuáles las que puede encargar a otros. Como ejecutivo, su tarea no consiste simplemente en hacer cosas, sino también en organizar y coordinar las de otros.
Trabaje mientras come
Puede comer y trabajar al mismo tiempo, tomar notas, redactar o dictar memorandos, leer la correspondencia e incluso celebrar reuniones. De esta manera, obtendrá la alimentación que necesita y realizará más trabajo en el mismo número de horas.
Trabaje mientras habla por teléfono o en las reuniones improductivas
No tiene por qué permanecer sentado sin hacer nada mientras al otro extremo del hilo su interlocutor habla incesantemente o le hace esperar en tanto consigue una cierta información. Haga algo útil. Procúrese un suplemento del auricular para tener las dos manos libres con el fin de trabajar durante las llamadas.
Tampoco tiene que limitarse a soportar reuniones aburridas. Acuda siempre con bloc y bolígrafo y emplee el tiempo en algún objetivo útil.
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