Administrar el Tiempo

Su destreza en la administración del tiempo es proporcional a su capacidad de lograr que otros hagan lo que usted desea

Usted no trabaja en el vacío

Es posible que el establecimiento de prioridades y la programación sean las partes más conocidas del proceso de gestión del tiempo, pero no constituyen las únicas. En muchos casos ni siquiera son las que revisten mayor importancia, puesto que, por muy bien que se organice, no podrá controlar su tiempo si sólo presta atención a sus propias necesidades, sus intereses y su opinión sobre el modo de emplearlo.

Si viviera solo en un remoto lugar de Marte, carente de medios de comunicación con el resto del universo, tal vez el aislamiento le hiciera perder el juicio, pero podría administrar su tiempo sin tomar en consideración a nadie más. En el planeta Tierra no puede hacerlo porque:

• Sería imposible una vida social sin amigos.

• Formar parte de una familia significa prestar atención a las necesidades de una esposa, un marido, un hijo, una hija, un hermano, una hermana, una madre, un padre o de varios parientes.

• Como ejecutivo, debe relacionarse armoniosamente con un conjunto de superiores, subordinados, proveedores, clientes y compañeros.

En un momento u otro cada una de esas personas desea una parte de su tiempo y usted requiere tiempo de ellas. Como asalariado, por ejemplo, se le paga por su tiempo, y sus jefes tienen derecho a esperar que se halle disponible cuando lo requieran. Lo mismo cabe decir de subordinados, clientes y otros que necesitan de usted información, orientación, sugerencias, instrucciones o ayuda para desempeñar sus tareas.

El problema es que las prioridades de todas esas personas pueden chocar con las suyas. Lo necesitan ahora, usted responde que más tarde, lo acucian, usted endurece su resistencia y ellos ejercen una presión aún mayor. Finalmente ceden y aceptan esperar... o cede usted y rehace su programa.

Los conflictos de prioridades son el pan nuestro de cada día en toda empresa. Cuanto mayor el número de clientes de una firma, más empleados contrata y más jefes necesita para organizar y dirigir a esos asalariados. Cuanto mayor es el número de empleados, mayores son las probabilidades de que algunos se vean enredados a menudo en conflictos de prioridades.

Busque oportunidades, no problemas

Hay dos equívocos que enturbian la cuestión del choque de prioridades. El primero es que, cuando los objetivos de dos personas se hallan en conflicto, sólo podrá «ganar» una si la otra «pierde». El segundo es que quien gana suele tener más poder o una personalidad más enérgica. Estas aseveraciones son ciertas cuando los seres humanos optan por convertir cada diferencia de opinión en una confrontación, pero tal enfoque sólo sirve para enmascarar unos problemas soterrados y en la mayoría de los casos resulta contraproducente.

Algunas personas se muestran por naturaleza dispuestas a cooperar y aprovechan la oportunidad de hacer cuanto esté en sus manos para que usted logre lo que desea. Otras, más centradas en sí mismas, también lo ayudarán a atender sus prioridades, pero únicamente si tienen razones para creer que usted se brindará a auxiliarlas con el fin de satisfacer las suyas. ¿De quién pueden conseguir tales razones? ¡Pues de usted!

La próxima vez que alguien formule una petición de su tiempo que usted juzgue irrazonable o mal fundada, no examine la situación como un problema sino como una oportunidad de conseguir lo que quiere, otorgando a esa persona algo de lo que desea. Aprovechar tales oportunidades es el único modo realista de aislar a su programa de las exigencias de aquellos con quienes choquen sus prioridades.