Administrar el Tiempo

Nunca niegue categóricamente a nadie su tiempo. Si los demás piensan que usted haría más si pudiera pero que no le es posible, será más probable que se muestren comprensivos y más difícil que le rechacen si en el futuro usted precisa su ayuda. ¿Qué puede brindar si no dispone de tiempo adicional? Mucho:

Respeto

Asegúrese de que la gente sepa que sus necesidades tienen importancia para usted, aunque las desatienda. Las personas dejarán de prestar su cooperación si piensan que considera sus prioridades carentes de relevancia o menos importantes que las de otro. Ningún cliente, por ejemplo, aceptará de buen grado ser postergado porque tenga que ver a otro cliente, dando así a entender que valora más el negocio de éste. De manera similar, a otros ejecutivos les parecerá mal que los desatienda porque usted tiene que hablar con alguien del mismo nivel o, peor aún, inferior.

Hay excepciones. Siempre que no se ofendan por las demoras a que les someta, tanto los clientes como los compañeros comprenderán habitualmente que usted tiene que llamarles más tarde porque su jefe lo reclama ahora. Por su parte, éste entenderá que debe esperar a que usted termine de atender a algún cliente importante.

Algo es mejor que nada

Prometa ayudar cuando le sea posible. Mejor aún, comprométase. En vez de decir no a todo lo que se le pida, responda afirmativamente a algunas cosas. Por ejemplo, si en

Saber motivar

un momento determinado no puede conceder una hora a quien se la solicita, bríndele media hora o, al menos, quince minutos. Proporciónele tiempo suficiente para mostrar que trata de ayudar, pero no tanto que se venga abajo su programa.

Una sustitución aceptable

Cuando conseguir su tiempo sea una prioridad alta en la lista de alguien, sugiérale otra cosa que también ocupe uno de los primeros puestos de dicha lista. Si su oferta es suficientemente atrayente, tal vez su interlocutor se sienta bastante motivado para aceptar la prioridad de reemplazo.

Supongamos, por ejemplo, que su jefe acude a usted con una tarea que le exigirá tres horas de la tarde. A usted no le importa, pues le complacería hacer lo que pretende. Pero sabe que, si accede, no dispondrá de tiempo para realizar otro trabajo que tal vez le interese más. Aunque usted sea perfectamente capaz de efectuar ese estudio de mercado que precisa, ¿se lo pediría su jefe si supiera que ello retrasará el análisis financiero en que estaba trabajando?

Cuando su jefe le encargue tareas que compitan por su tiempo, asegúrese de que conoce los hechos y sus opciones. Entonces, deje que él decida lo que usted debe hacer.

Conceda más de lo que se le pida pero en el momento que usted elija

Si hoy carece de tiempo, diga cuándo es el próximo espacio en blanco de su calendario y pregunte qué puede hacer en ese hueco. U ofrezca una sustitución atrayente, por ejemplo dos horas mañana en lugar de una hoy.

Una alternativa consiste en prometer para la tarde una ampliación del tiempo o de la información de los que dispone por la mañana. Si no es tiempo o información lo que se le requiere, tal vez sean más ilustraciones, una comprobación de sus estadísticas o la presencia de un amigo suyo cuya opinión es muy valorada.

Intercambio

Diga a otros que puede ayudarlos a cumplir sus plazos fijados si ellos colaboran con usted a atender los suyos. Probablemente no podrá negociar de ese modo con su jefe, pero tal vez consiga convencerlo de que le otorgue más flexibilidad en un plazo si promete adelantarse en otro del programa.

No, estas tácticas no son independientes entre sí, sino que se ensamblan. Pero cuanto más las use, mayor será el control de su tiempo.