Administrar el Tiempo

No hay nada malo en aplazar una tarea porque otras resulten más importantes o porque sus posibilidades económicas o su tiempo sean limitados. Pero tenga cuidado: muchas oportunidades no se presentan dos veces. Aunque sigan a su alcance, si las pospone porque está ocupado, es posible que se vea obligado a abordarlas cuando esté aún más atareado.

La decisión de hacer algo en un momento o dejarlo para más tarde debe tomarla sobre la base de su importancia en relación con lo que usted lleva a cabo, no según el volumen de su tarea. ¡ Si eso es importante, es posible que lo mejor sea acometerlo ahora mismo!

Carencia de prioridades

Es posible aplazar algunos empeños sin sufrir una pérdida o realizar un sacrificio, pero otros no admiten demora. Hay que ser capaz de determinar quién es quién en cada caso y estar dispuesto a clasificar las tareas por orden de importancia. A quienes no se fijan prioridades les cuesta distinguir entre lo que les gustaría emprender inmediatamente y lo que deben hacer para atender sus objetivos a largo plazo.

Planificación deficiente o inexistente

Una de las claves de una gestión eficaz del tiempo consiste en determinar de antemano cómo desea emplear los lapsos del tiempo de que dispone. Eso significa conocer exactamente cómo pretende emplear cada minuto durante los próximos días.

Si carece de un plan, tomar decisiones acerca de cómo invertir su tiempo lo obligará a detenerse, pensar, determinar las cosas y empezar de nuevo. Si dispone de un plan, habrá establecido las opciones; no tendrá necesidad de precisarlas cada vez que deba tomar una decisión. El tiempo nunca se detiene, ni tampoco quienes saben sacarle el mejor partido. ¿Por qué ha de detenerse usted?

Preparativos inadecuados para contingencias

Ningún plan es perfecto. A menos que disponga de un plan de emergencia que le indique lo que ha de hacer si sus intenciones originales no se cumplen, es posible que no sepa cómo adaptarse a circunstancias imprevistas y que sea incapaz de actuar.

Si lo inesperado surge cada día o con mucha frecuencia, deje de sorprenderse. Establezca y aténgase a unos planes de contingencia que incluyan los imprevistos, asegurándose de tomar en consideración las prioridades vitales en todas las circunstancias.

Tratar de hacer todo uno mismo

Usted es capaz de organizar, motivar, dirigir e incluso desempeñar parte del trabajo. Pero no puede realizarlo todo y sería estúpido que lo intentase. Sin fuerzas suficientemente grandes y bien armadas, ni siquiera los mejores militares ganan batallas. De manera similar, su estrategia de gestión del tiempo tiene que ser brillante, pero fracasará si no incluye la oportuna motivación de las personas adecuadas.

Ello no quiere decir que no se pueda triunfar sin numerosos subordinados. Al contrario, un individuo es capaz de salir adelante incluso como empresa unipersonal. Pero hacen falta otras personas para que esa empresa tenga éxito; hay que motivar a los clientes para que compren, hay que motivar a los proveedores para que otorguen condiciones favorables y hay que motivar a las instituciones bancarias para que proporcionen financiación o referencias crediticias.

Existen otras cuestiones complejas, como encontrar, re-clutar, contratar, organizar y conservar a las personas adecuadas con el talento necesario. Todo esto lleva tiempo. Si no lo tiene en cuenta y lo omite en su planificación, el resto del plan padecerá las consecuencias.

¿No se fía de sus empleados? Reemplácelos. Pero si descubre que no es capaz de confiar en las personas, sean éstas quienes fueren, el problema tal vez estribe en su falta de disposición para delegar. La mejor manera de lograr un equipo fiable consiste en encontrar y contratar a las personas más capacitadas que puede permitirse y explicarles claramente qué espera de ellas. Después, hágase a un lado y deje que cumplan su trabajo.

Por supuesto, usted tiene que saber qué pasa, y sus informadores deben mantenerlo al tanto de los problemas o cambios en el programa. Pero ha de alcanzar un equilibrio. No ganará tiempo si asigna unas tareas a los demás y luego se dedica a observarlos, desconfiando de su comportamiento.

Si carece de personal, existen otros medios de obtener ayuda para la tarea que ha de desempeñar. Tal vez alguien de su mismo nivel le debe algún favor que ahora puede devolverle o, quizá, consiga prometer a ciertos compañeros un futuro favor a cambio de que lo ayuden ahora en su trabajo.