Administrar el Tiempo

Si controla su tiempo de manera que impide a sus subordinados y compañeros que controlen el suyo, los forzará a competir con usted en lugar de a cooperar por el bien común. Es muy fácil cometer el error de ejercer un control excesivo que obliga a las personas con las que trabaja a enfrentarse con usted para conseguir lo que desean.

Si están en su mismo nivel, al menos algunos le dirán directamente que no se entrometa. Pero si usted es el jefe, tal vez juzguen que no les queda otro remedio que hacer lo que les dice. Sin embargo, eso no significa que vayan a rendir al máximo. Por el contrario, se resistirán ofendidos y producirán el mínimo necesario para conservar sus empleos. Si consideran que usted no valora sus ideas, dejarán de comunicárselas. Cuando esto suceda, tendrá que pensar por ellos y por usted, y su tarea le llevará mucho más tiempo.

Si lo que desea de las personas es entusiasmo y ayuda para llegar a controlar su propio tiempo, no lo conseguirá forzándolos. Sólo alcanzará el éxito si tiene en cuenta su sensibilidad y encuentra la manera de trabajar juntos en equipo.

Abuso del teléfono

Usted quiere realizar cierta tarea, pero no lo logra. Parece como si todo el mundo hubiera decidido llamarle por teléfono. Las constantes interrupciones le vuelven loco. En ocasiones, el motivo de la llamada puede esperar. En otras resulta crucial y usted debe tomar medidas inmediatas. Pero hasta que no descuelga y entabla una conversación ignora a qué categoría corresponde esa llamada.

Es posible que, una vez iniciada la conversación telefónica, su interlocutor comience a divagar en lugar de concentrarse en el objeto de su llamada. Quizá charla mucho más tiempo del que usted, ansioso por retornar a su trabajo, desearía.

¿Ha de responder a cada llamada y escuchar lo que se le diga? Pues claro que no; tiene alternativas. Por ejemplo, puede disponer que personas o aparatos seleccionen las llamadas y decidir el modo de conversar con diferentes interlocutores. En otras palabras, puede asumir el control del teléfono en vez de que sea éste quien lo controle a usted.

Demasiadas reuniones

Las empresas contratan a las personas para que trabajen, no para que simplemente hablen del trabajo. Sin embargo, dada la forma de operar de muchas de ellas, los empleados se ven obligados a saltar de una reunión a otra. No es extraño que muchos hayan de quedarse hasta muy tarde en la oficina para terminar su tarea.

Lógicamente, las personas cuyas tareas se superponen tienen que estar comunicadas. A veces eso significa reunirse y hablar. Pero la mayoría de las reuniones están mal organizadas y consumen más tiempo del que deberían. En lugar de realizar el trabajo necesario, muchos pasamos hora tras hora en reuniones. Si es listo, aprenderá a dirigir con eficacia una reunión y a hacer un buen uso de su tiempo, incluso cuando se desmande la reunión de otro.

Un esclavo del reloj

Algunas personas sólo se ocupan de trabajar deprisa y acabar pronto. Como resultado, su labor a menudo no es tan buena como podría ser. Tal vez actúen con tanta celeridad que cometan errores estúpidos. Pero, como son esclavos del reloj, les preocupa mucho más atenerse a su programa que a la calidad de su tarea.

Controlar el tiempo significa muchísimo más que ir a la carrera. Implica ser capaz de parar cuando uno desea detenerse, de relajarse, charlar—incluso de contemplar el ocaso, si es eso lo que desea— y conseguir además que todo se haga cuando estaba previsto.

Falta de compromiso

No podrá controlar bien el tiempo si se limita a hacerlo de nueve a cinco y de lunes a viernes. Cada semana tiene 168 horas y no sólo las cuarenta o cincuenta que pasa en la oficina. Aunque sostenga que no tiene tiempo, es probable que disponga de mucho más de lo que cree pero que no haga esfuerzos suficientes por encontrarlo y controlarlo en su beneficio.

La gestión del tiempo no es simplemente una cuestión de cumplir los plazos fijados. Requiere pensar de antemano, planear con antelación y asegurarse de que dedica todo el tiempo posible a atender sus prioridades y no simplemente las que le imponen su trabajo, su familia o sus obligaciones sociales.

Creer que la gestión del tiempo adquiere mayor importancia en el último minuto.

Esta es una perfecta tontería. Las primeras etapas de una tarea son tan importantes como las demás. Las teatralerías del último minuto por cumplir un plazo a menudo ponen de manifiesto deficiencia o inexistencia de planificación y control a lo largo de la tarea.

Reaccionar en vez de actuar

En lugar de actuar decisivamente y encargarse de una tarea, muchos caemos en la trampa de reaccionar ante las circunstancias y adaptar nuestros programas en consecuencia. Cuando procedemos así, no controlamos nuestro tiempo; éste es controlado en nuestro nombre por las personas con las que trabajamos y por lo que sucede en torno de nosotros.

Sucumbir a esos problemas no implica debilidad por su parte; significa, simplemente, que usted es un ser humano. La mayoría de los problemas de control del tiempo se producen porque, al estar bajo presión, las personas no siempre piensan lógicamente. Pero si cuenta con un sólido plan al que atenerse, con prioridades definidas y cobertura para todas las contingencias razonables, estará en disposición de controlar su tiempo, sean cuales fueren las presiones con que se enfrente. Los siguientes capítulos le mostrarán cómo.