Administrar el Tiempo

Un horario es sólo un medio para que usted consiga saber algo de sí mismo. ¿Realiza constantemente cambios drásticos en sus programas? ¿Por qué? Si se repiten las mismas razones, podrá identificar los errores de programación y, tal vez, corregirlos.

No se limite a establecer unos períodos de transición: consiga que sean productivos

Si toma en consideración los períodos de tiempo entre actividades, sus programas serán más precisos, pero no necesariamente más productivos. Para conseguir que lo sean no ha de limitarse a reconocer la existencia de unas transiciones sino que debe tornarlas provechosas.

Tenga siempre a mano una minigrabadora, junto con un bloc y bolígrafo o lápiz, su programa, una calculadora y un papel o una agenda electrónica con los números telefónicos que emplea a menudo. Si los desplazamientos constituyen gran parte de su jornada típica de trabajo, considere la posibilidad de disponer de teléfono en el coche.

¿Se irrita y profiere invectivas contra los conductores que tiene delante cuando se ve atascado en un embotellamiento porque sufrirá un retraso de varios minutos? No lo haga. Aproveche por el contrario la situación. Puede emplear ese tiempo en hacer llamadas o en dictar las notas que le han pedido sobre los planes de mercadotecnia del próximo año y los resultados generados de la última semana. No importa que las cifras que usted necesita se encuentren en la oficina, ya añadirá esos datos más tarde.

Utilice la misma estrategia durante otros espacios de transición, tanto si fueron planeados como si son imprevistos. Podrá sacar partido de su tiempo lo mismo a bordo de un avión que camino de una conferencia, en la cola de una tienda o aguardando en el vestíbulo a un cliente para acompañarle a su despacho.

Cuando no sea posible dictar a una grabadora, redacte notas. Si acaba una actividad con unos minutos de antelación o si otra empieza con unos minutos de retraso, utilice el tiempo disponible para tomar algunas notas, efectuar unos cálculos o hacer las llamadas telefónicas que figuren en su agenda.

Lleve por separado una lista de las «pequeñas» cosas que debe hacer

Algunas actividades, aunque importantes, exigen tan poco tiempo que no resulta práctico incluirlas en un programa. Cabe citar, como ejemplo, informarse de la previsión meteorológica con el fin de decidir qué ropa llevará en la reunión de ventas a la que debe asistir al día siguiente, confirmar su saldo en el banco o solicitar turno en el taller para que revisen su coche.

Todo lo que exija unos minutos puede figurar en esta lista: algunas llamadas telefónicas, detenerse en caja para recoger un anticipo, un rápido desplazamiento a otro despacho con objeto de conseguir un expediente que tiene que estudiar. Cualquiera que sea el contenido de esta lista, establezca un orden de prioridades, colocando a la cabeza las gestiones más importantes.

Ahora dispone de un método ideal para sacar partido de esos tiempos muertos en su programa. Cuando se presente uno de tales momentos, saque su lista, examine la primera tarea aún no realizada, atiéndala y táchela después para indicar que ya la ha llevado a cabo.

Confirme previamente las reuniones

Antes de acudir al despacho de alguien o de disponer una reunión en el suyo, asegúrese de que cada persona y cada cosa se ajustan a lo programado. Si se produce una demora, puede emplearla para realizar otra tarea.