Administrar el Tiempo

Muchos se consideran expertos en la gestión de su tiempo cuando en realidad lo administran desastrosamente. Otros se muestran eficaces en algunos aspectos y deficientes en otros. No haga suposiciones sobre sus puntos fuertes; entérese de cuáles son verdaderamente sus capacidades, anotando todas las tareas significativas que realice a lo largo de un período de varios días.

Debe incluir desde el trayecto a pie para acudir a una reunión hasta la redacción de un informe o el hecho de que estaba sentado en su despacho intentando trabajar cuando uno de sus compañeros se detuvo para comentarle el último chisme de la oficina. Mencione en cada caso la actividad en la que participó, cuánto duró, si intervino alguien más y, en caso afirmativo, quién era. La figura 4 muestra un fragmento de un posible horario con estas características.

Si olvida anotar algo, no se preocupe; empiece de nuevo. El objeto estriba en que llegue a conocer cómo utiliza sutiem-po y, en consecuencia, ha de tomar en consideración todas las actividades significativas durante el período en cuestión.

Al final de cada día, cuando todo lo sucedido está aún fresco en su memoria, examine su horario y formúlese preguntas como las siguientes:

• ¿Tenía realmente que hacer todas esas llamadas telefónicas?

• ¿Cuáles me ayudaron a atender mis prioridades y cuáles

• ¿Tenía que atender todas esas llamadas o podría haber delegado algunas, disponiendo así de más tiempo?

• ¿Qué podría haber hecho para obtener con mayor rapidez unos resultados iguales o mejores?

• ¿Cuánto tiempo estuve al teléfono cada hora en comparación con el programado y cuánto menos tiempo habría podido estar si me hubiera mostrado más firme en la limitación de la duración de las conversaciones?

• ¿Cuánto tiempo conversé con otras personas? ¿Cuánto era el tiempo programado? ¿Qué parte correspondió a simples relaciones sociales y qué parte a trabajo productivo?

• ¿Cuánto tiempo gasté en reuniones? ¿Cuánto resultó perdido? ¿Lo soporté pacientemente o encontré la forma de aprovechar ese tiempo mientras otras personas se referían a sucesivos temas inanes?

• ¿Cuánto tiempo invertí en papeleo rutinario? ¿Habría sido mejor haberlo abordado al comienzo de la jornada o en otro espacio programado?

• ¿Cuánto tiempo podría haber ahorrado si no me hubieran interrumpido tan a menudo el teléfono y las diversas personas que se detenían a formular preguntas?

• ¿Cómo puedo emplear esta información para establecer programas más realistas?

• ¿Cómo puedo usarla para cumplir mejor los programas que me fije?

Si al final de la jornada no es capaz de recordar si ha sido productiva una llamada telefónica, una reunión o una conversación determinada, probablemente no lo fue. Tal vez estaba tan ocupado pensando en otros aspectos de su trabajo que temporalmente ha olvidado unos cuantos detalles.

No haga suposiciones. Eche una nueva mirada a su horario y compruebe si ahora recuerda esos detalles. Si es capaz de estimar el valor de la mayoría de las anotaciones del horario y sólo se le escapan unas cuantas de la memoria, este recurso será probablemente muy útil. Si no puede evaluar una porción de tiempo que se le antoje muy considerable, describa con más detalles cada tarea cuando al día siguiente haga sus anotaciones en el horario y emplee un sistema de calificación. Asigne un «10» a actividades de gran importancia y un «1» a una pérdida total de tiempo.