Dónde conseguirlo y cómo emplearlo.
Mejorar la productividad de su programación
Ha establecido prioridades, ha rellenado los huecos entre éstas, ha aprendido de la experiencia y ha reducido estrictamente su programa. Magnífico. Su calendarioes ahora realista.
Pero por muy realista que sea, ¿qué hacer si aún no dispone de tiempo suficiente para ejecutar todo lo que pretende? Podría dedicar unas cuantas horas a apiadarse de sí mismo pero, a no ser que eso figure en su programa, olvídelo. También podría llevarse trabajo a casa y acabarlo por la noche o durante el fin de semana. Quizá alguna vez tenga que hacerlo como último recurso, pero constituye una solución terrible porque le roba su tiempo personal. He aquí algunos modos de proceder que resultan más productivos:
Eche otro vistazo a sus prioridades
Tal vez ha eliminado de su agenda todo lo que no era importante y descubre que todavía se enfrenta con un programa aparentemente imposible. De ser así, vuelva a examinarlo para determinar qué puede aplazar y por cuánto tiempo. Quizá encuentre una tarea de una hora a la que pueda consagrarse mañana en lugar de hacerlo hoy. Estudie su programa a fondo y es posible que finalmente encuentre lo que busca.
Programe el tiempo que requiere para comunicaciones telefónicas y tareas administrativas
Por multitud de razones imposibles de prever, le requerirán al teléfono. Su secretaria conseguirá, sin duda, interceptar algunas llamadas y reorientar otras, pero si es su jefe el que está al teléfono, otro superior en la organización jerárquica o un cliente importante, tiene que interrumpir lo que esté haciendo y atender personalmente la llamada. En otros casos será usted el que establezca la comunicación. Todas esas conversaciones llevan tiempo. ¿Lo ha reservado ya?
¿Y qué me dice del papeleo? Si es un ejecutivo, probablemente tendrá que firmar solicitudes, horarios, autorizaciones y otros documentos diversos. O tal vez tenga que leer algunos, informar al respecto y transmitirlos a quien corresponda. También esto exige tiempo. ¿Figura en su programa?
Si considera que es incapaz de hallar el tiempo para el material que debe leer o firmar, inscríbalo en su calendario como una cita de media hora en su despacho al comienzo de la jornada y otra inmediatamente después de comer. Eso es: una cita. No existe orden ni enmienda constitucional que estipule la necesidad de que intervenga alguien más que usted para programar una cita.
¿Por qué programar estas tareas? Porque si las atiende a medida que se presenten, constituirán interrupciones constantes que le obligarán a apartar su mente del trabajo y volver después a éste. Esto exige más tiempo que programar la realización de dichas tareas en bloques que no alteren sus otras prioridades. Por ejemplo, puede hacer que su secretaria recoja y revise el correo interno y externo después del mediodía para tenerlo dispuesto a primera hora de la mañana, antes de que se vea absorbido por alguna otra tarea. De modo similar, puede ocuparse del correo que llegue por la mañana para que usted lo atienda inmediatamente después de la comida, antes de que se vea acuciado por las prioridades de la tarde.La misma idea es válida para las llamadas telefónicas. No podrá programar las llamadas que reciba, pero sí sincronizar las que usted haga con actividades específicas. Si, por ejemplo, necesita algunos datos para un informe que está escribiendo, no podrá programar esa llamada hasta que advierta que requiere tal información y no querrá aguardar después varias horas. Por otro lado, si sabe ya de antemano que tendrá que llamar a una docena de personas para obtener la información necesaria con objeto de completar el informe, puede agrupar esas llamadas y programarlas en su calendario.
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