Administrar el Tiempo

La próxima vez que deba convocar una reunión utilice las siguientes orientaciones. Ahorrarán mucho tiempo, tanto a usted como a las personas que asistan a ella.

1. ¿Qué pretende lograr con la reunión? Establezca los objetivos específicos del acontecimiento.

2. Prepare tema por tema un orden del día de lo que ha de discutirse y señale el tiempo que dedicará a cada uno.

3. Determine quién ha de presentar cada información y a quién se le pedirá que después realice unas tareas concretas o consiga una información determinada.

4. Establezca un límite de tiempo no superior a dos o tres horas. Permita bastante flexibilidad, pero indique de antemano cuándo concluirá la reunión.

5. Prepare una lista de las personas cuya asistencia desea. Excluya a cualquiera cuya presencia no sea absolutamente necesaria; siempre puede distribuir una copia del acta a las partes interesadas que no acudieron.

6. Compruebe que todos los que figuran en la lista podrán asistir a la reunión. En caso contrario, averigüe la fecha y la hora próximas en que estén disponibles.

7. Envíe a todos una invitación mecanografiada, incluyendo los temas numerados que se tratarán. Adviértales que se hallen dispuestos a desempeñar sus papeles específicos y que dejen instrucciones de no ser interrumpidos por llamadas telefónicas de «emergencia».

8. Comience a la hora fijada, recordando que el tiempo es limitado y con una declaración al efecto sobre su firme intención de restringir el debate a los temas del orden del día.

9. Cierre la puerta para que no entren otros e interrumpan.

10. Tome notas y respáldelas grabando todo; para esta función son ideales las minigrabadoras.

11. Prepárese y ensaye.

12. Cortés pero firmemente corte cualquier intervención que se aparte del orden del día.

13. Advierta a cada uno de los oradores cuando le queden cinco minutos del tiempo asignado y luego cuando sólo disponen de un minuto.

14. No permita preguntas extemporáneas en una sala llena de personas que no están interesadas en las respuestas. Cuando haya concluido la reunión, hable a solas con quien pretendió formularlas.

15. Concluya la reunión a la hora establecida.

16. Agradezca su cooperación a los asistentes.

17. Prepare y distribuya copias precisas del acta, con una lista de acciones que, como consecuencia de lo tratado, especifique las que hay que emprender y cuándo.

Es posible que algunas de estas medidas resulten de difícil ejecución si usted no se halla en un nivel superior al de todos los demás asistentes a la reunión. Pero eso no significa que no pueda intentarlo. Señale qué problemas surgirán si no se cumple el horario establecido para la reunión. ¿Qué programas quedarán retrasados? ¿Qué plazos no se cumplirán? ¿Qué oportunidades comerciales pueden perderse? ¿Cuál sería el impacto sobre beneficios, aumentos de sueldo y pluses?

Existen diversas razones válidas para acabar a la hora fijada. Tal vez no esté disponible la sala después del límite de tiempo formulado, algunos de los asistentes pueden estar muy acuciados por otras obligaciones, quizá usted espera una llamada de un cliente importante o es la única oportunidad de reunir a todas esas personas durante los dos próximos meses.

Pero no improvise al exponer estos motivos. Téngalos dispuestos de antemano. Si presenta sus razonamientos desde el punto de vista de las prioridades de los asistentes, de lo que de verdad Ies interesa, será más probable que cooperen.