Administrar el Tiempo

Cómo dirigir con eficacia una reunión y sacar el mejor partido de otra deficiente

La peor manera de perder el tiempo

Las reuniones constituyen un instrumento de gestión necesario e importante para mantener implicadas e informadas a las personas. Por desgracia, un instrumento resulta inútil si no se emplea adecuadamente, y son pocos los que saben organizar y dirigir reuniones donde no se pierda el tiempo.

Lo sabe por experiencia. Alguien convoca una reunión, mencionando un tema básico. Cuando usted se presenta, no encuentra orden del día, asuntos concretos que tratar ni límite de tiempo. Para empeorar las cosas, la mitad de los asistentes llega tarde.

Una vez iniciada, la reunión chirría en todas direcciones. Quienes no consiguieron establecer contacto con su jefe para otros asuntos cambian de tema y emplean la ocasión para sus propios fines. Algunos aprovechan la oportunidad para expresar quejas acerca de cuestiones que ni remotamente guardan relación con las que han determinado la convocatoria. Y otros se dedican a formular preguntas sobre materias que a nadie más interesan.

Soportaría esta situación si no fuera porque se le acaba un plazo a primera hora de la mañana siguiente y pasar la tarde en la reunión significa que tendrá menos tiempo para realizar el trabajo y es posible que haya de llevárselo a casa para acabarlo.

La reunión mal llevada no es un problema ai slado y extemporáneo. En muchas empresas se repite una vez y otra. Los resultados son siempre los mismos: las conversaciones vagan al azar de un tema a otro sin relación entre sí y se prolongan interminablemente, incitando a los asistentes a desinteresarse y a pasar por alto puntos clave, por no mencionar la oportunidad perdida de invertir ese tiempo en una tarea más productiva.

Este fenómeno alcanzó hace ya tiempo proporciones catastróficas en algunas empresas. Numerosos ejecutivos importantes pasan día tras día ocupados sólo en reuniones. Hablan mucho sobre sus problemas, pero no hacen gran cosa y a ninguno de ellos parece preocuparle.