Administrar el Tiempo

Sea lo que fuere que diga, debe estar seguido por una acción decisiva. No aguarde a que la otra persona salga o deje de hablar; adopte la acción necesaria para retornar a su programa: estreche su mano y vayase, despídase y cuelgue el teléfono o vuélvase hacia su ordenador y empiece a aporrear el teclado.

Esto es especialmente importante cuando sólo le han solicitado «un par de minutos» para hablar de un problema «crítico». Defienda su terreno, prometa ayudar tan pronto como acabe lo que está haciendo ahora y sugiera, si puede, el nombre de alguien que sea capaz de proporcionar una ayuda más inmediata. Pero no ceda, excepto que sea su jefe inmediato o alguien superior quien formule la petición. Nada exige «sólo un par de minutos».

Reduzca su accesibilidad

Mantenga cerrada la puerta de su despacho y menguará la probabilidad de que alguien irrumpa siempre que se sienta apremiado. ¿No hay paredes ni puertas? Tal vez pueda encargar algunas estanterías o unos archivadores altos. No le aislarán por completo, pero es mej or que nada.

Sin embargo, aunque trabaje en una fortaleza, tendrá que hacer algo con respecto al aparato inventado por un tal Alexandre Graham Bell hace más de cien años. Su nombre oficial es teléfono pero podrían haberlo llamado la «máquina de interrumpir». No conseguiría sobrevivir sin ese chisme que, sin embargo, es capaz de convertirse en una pesadilla cuando necesita concentrarse.

Al sonar el teléfono, todo lo que sabe es que alguien desea que usted interrumpa lo que está haciendo y escuche lo que tiene que decirle. En muchas ocasiones tendrá que hacerlo, pero posee otras opciones.

Haga que su secretaría o la recepcionista reciban sus llamadas

Filtrar las llamadas telefónicas es una de las funciones más importantes de muchas secretarias. Las que tienen experiencia saben decir que está «reunido» y distinguir entre las personas que le hacen perder el tiempo y aquellas con las que debe hablar.

Encuentre a alguien que responda a su línea durante unos minutos

Es posible que un amigo o un compañero esté dispuesto a brindarle ese favor si no se lo pide muy a menudo.

Contrate un servicio de respuesta

Si no descuelga tras el tercer timbrazo, el servicio recogerá la llamada y más tarde puede averiguar quién era y qué quería. Entonces decidirá si debe llamar a esa persona.

Consiga un contestador

Usted está allí y oye el mensaje, pero para el que llama puede encontrarse al otro lado del mundo. Puede responder a la comunicación cuando sepa de quién se trata o continuar su tarea y dejar que el aparato la grabe. A usted corresponde enteramente decidir si establecerá contacto con quien llamó y cuándo.

Los últimos recursos

Tal vez se vea obligado a emplear tácticas que no sean de su agrado cuando se enfrenta con una tarea apremiante en un ambiente laboral que no le proporciona las condiciones idóneas para concentrarse en lo que hace.

Una de esas tácticas consiste en ir a trabajar a otro sitio. En ocultarse. No le diga a nadie dónde se encuentra y vayase a su casa, al parque, a la biblioteca local o incluso a ese despacho vacío que hay en la parte trasera de la fábrica. De un modo similar, si no tiene un minuto para perder y columbra a cierto individuo que se dirige hacia usted, alguien afectado de una verborrea irreprimible, trate de evitarle. Escóndase en el lavabo, métase en otro despacho o dé media vuelta y aléjese en dirección contraria.

Si nadie sabe dónde se encuentra, podrá refugiarse en cualquier despacho, incluso en el suyo. Si dispone de una puerta podrá cerrarla y echar la llave. Y, como la mayoría de los teléfonos actuales tienen conexiones modulares, puede desconectar el suyo para dar la impresión de que se halla ausente o descolgar todas las extensiones, en cuyo caso cualquiera que telefonee obtendrá la señal de comunicando.

Claro está que no se le ocurriría adoptar ninguna de estas maniobras de «último recurso» como medio normal de trabajar, pero cuando no disponga de otra solución y su jefe aguarde un informe suyo en los próximos minutos, quizá no le quede otra elección.

El aislamiento no es la respuesta

Algunas de las tácticas de este capítulo pueden parecer extremadas, pero no destacará en el mundo empresarial si practica la moderación. En la mayoría de los casos, se le juzgará por su capacidad para realizar el trabajo en los plazos fijados, ateniéndose al presupuesto y dentro de un marco profesional.

El fin no siempre justifica los medios, pero si «esconderse» unas horas es lo que necesita para acabar un trabajo a tiempo, ¡escóndase! No hay nada ilegal, contrario a la ética, inmoral o inadecuado en perderse de vista temporalmente para cumplir con un plazo fijado.

La palabra clave en el párrafo anterior es temporalmente. Para saber qué pasa en la oficina y estar seguro de que sus opiniones y necesidades son claramente conocidas, tiene que hablar con otros y ellos deben hablar con usted.

Aunque tal vez le agrade una protección más permanente frente a interrupciones y charlatanes, emular a la Garbo cuando no se trate de una emergencia es un lujo que no puede permitirse.

Claro está que necesita hallarse a solas cuando tenga que concentrarse. Por eso debe controlar las conversaciones e impedir que otros hagan pedazos su programa.

La clave está en restringir su accesibilidad sólo cuando sea preciso para ejercer un control sobre su tiempo y nunca hasta el punto de cortar sus líneas de comunicación.