Hágase con un calendario
Uno de los peores errores que puede cometer en la gestión del tiempo consiste en tratar de «tenerlo todo en la cabeza», aprendiendo de memoria lo que ha de realizar, cuándo proyecta hacerlo o ambas cosas. Cuanto más ocupado esté, más actividades tendrá que desempeñar, más acuciado se sentirá a cumplir múltiples plazos y más probable será que olvide algo, a no ser que haya previsto un medio conveniente de documentar su programa para consultarlo con facilidad.
Por fortuna, existe ese medio y se denomina calendario. En el mercado hay una variedad de productos con tal nombre y muchos son verdaderamente buenos. Pero no confunda la utilidad con la publicidad agresiva. A los calendarios infor-matizados que disponen de sistemas de alarma, por ejemplo, se los considera valiosos porque recuerdan acontecimientos importantes. Un aviso puede traer a su memoria compromisos contraídos con semanas o meses de antelación. De acuerdo con el concepto de prioridades, una actividad que no es importante no tiene por qué figurar en su programa. Por añadidura, no necesita que la alarma se ponga en marcha cada hora o cada media hora.
No escoja el calendario por su complejidad tecnológica, por la calidad de su impresión o por los materiales con que está fabricado. El calendario debe adecuarse al modo en que proyecta emplearlo. Por ejemplo, un producto ideal para llevarlo en el bolsillo o en el portafolios no resultará apropiado si pretende colocarlo en un tablero y leerlo desde la mesa de su oficina.
En general, un calendario debe cumplir dos criterios básicos:
• Puesto que planeará sus actividades por semanas, el calendario ha de permitirle ver simultáneamente los cinco días de cada semana. Es posible emplear calendarios fragmentados en días, pero tendrá que pasar las páginas cuatro veces para ir desde el principio al final de la semana. En lugar de recordarle con un solo vistazo los detalles de un plan, eso le obliga a buscar cada dato y suscita muchas oportunidades de olvidar lo que hay allí.
• Para destacar futuras obligaciones, tal vez desee emplear calendarios mensuales. Pero, si no son suficientemente grandes, carecerán de espacio suficiente para permitir la minuciosidad de sus planes de acción.
Lo más importante de un calendario es adquirir el hábito de consultarlo de un modo regular y de convertirlo en la guía para estructurar el empleo del tiempo. Utilizado de esta forma, cualquier calendario representa una gran ayuda, incluso el que usted mismo haya trazado en el reverso de un sobre.
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