Administrar el Tiempo

El programa de la figura 2 parece muy exhaustivo pero, en realidad, no lo es. Para examinar por qué, reflexionemos un poco. Un programa divide cada día en bloques de tiempo, y en cada uno de éstos usted trabaja en una actividad que le permite progresar hacia un objetivo. Pero, cuando pasa de un bloque a otro, debe desempeñar actividades diferentes, en las cuales es posible que estén implicados objetivos distintos.

Desde la etapa del presupuesto sobre la compra, por ejemplo, es posible que usted pase directamente a transformar unas notas tomadas en un informe que tenga que redactar sobre la evolución tecnológica en su industria. Esto requiere reflexionar sobre un tema distinto y también someterse a presiones diferentes. Tales cambios de enfoque pueden retrasarlo o detenerlo en seco si no se encuentra preparado. Pero si es capaz de incorporarlos a su programa, conseguirá desplazarse con mayor facilidad y sin demora de un bloque de tiempo a otro.

¿Cómo se opera? Una manera consiste en estar preparado de antemano para que los informes y materiales de investigación o de información estén ya listos cuando se encuentre dispuesto a cambiar de tema. Mejor aún quizá, puede asignar a alguien la tarea de preparar un análisis que le facilite una rápida evaluación del nuevo tema sin horas de investigación por su parte.

Otra manera de desplazarse de una actividad a otra consiste en programar el tiempo de transición entre ambas. A una reunión en su despacho a las doce del mediodía puede seguir una comida a la una en un restaurante del centro de la ciudad. Para ir desde la oficina hasta el restaurante necesita andar cinco minutos hasta el coche, treinta minutos de desplazamiento y otros cinco minutos a pie para llegar al restaurante. Con una simple suma advertirá que, para no llegar tarde a la comida, tiene que salir de la oficina a las doce y veinte.

Habrá de reservar el mismo tiempo para el regreso. Habida cuenta del que invertirá en la comida, se engañará a sí mismo si proyecta algo para estar de vuelta a su despacho a la una de la tarde.

• Hablar con su jefe o con otra persona.

• Tener algo para comer (o encargarlo si decide almorzar en la oficina sin interrumpir su trabajo).

• Revisar su estrategia unos minutos antes de utilizarla durante una importante reunión de ventas.

• Mudarse de ropa (es posible que desee cambiar de traje antes o después de un largo viaje o cuando tenga una cena de trabajo tras haber supervisado el montaje de una exposición comercial).

• Pasar de un tema a otro que exija una reflexión diferente, por ejemplo, de presupuestos a publicidad o del análisis de antiguas ideas a la creación de nuevos diseños. Algunas personas no son capaces de ejecutar instantáneamente este proceso. Necesitan «despejarse la mente», reservando unos minutos para la realización de tareas administrativas, como leer el correo oatender a losdocumentos que requieran su firma.

Si reflexiona sobre este tema, gran parte de los conceptos señalados le resultarán obvios. Sin duda, comprende que debe concederse tiempo suficiente para ir de un lugar a otro y probablemente también reconoce que es preciso hacer una pausa para que su mente pueda pasar con eficiencia de una serie compleja de conceptos a otra.

Se trata de pura lógica, pero quizá la lógica no sea su fuerte en mitad de un día ajetreado. Tal vez no ha dispuesto del tiempo o de la presencia de espíritu necesarios para detenerse y meditar racionalmente. Quizá, por ejemplo, se siente acuciado o algunos de sus superiores aguardan ciertos resultados. Tal vez no recuerde todos los detalles del programa determinado para ese día.

Vea con qué facilidad puede suceder. Supongamos que dispone de un bloque de una hora, entre las tres y las cuatro de la tarde, en el que sólo ha programado una actividad, la evaluación de un informe de investigación del mercado. Examina de nuevo el informe y llega a la conclusión de que es capaz de leerlo en treinta minutos; así pues, decide emplear parte de esa hora para cumplir con un plazo prefijado. Si en su precipitación olvida que requiere media hora para el desplazamiento o para la preparación previa de su reunión de las cuatro de la tarde, se enfrentará con un conflicto.